מאמרים
גיוס עובדים
זכויות עובדים
חיפוש עבודה
חשיבה חיובית
יומנו של מובטל
יזמות
כספים ופיננסים
מבחן גרפולוגי
מנהיגות
מקום עבודה
ניהול עובדים
עבודה בחו"ל
קורות חיים
קריירה
ראיונות עבודה
תורה פרנסה ויהדות
פרסום
   ניהול זמן
לחץ להגדלה
מאמר קצר זה נכתב מתוך מטרה לאפשר לך, בעלת העסק, ליצור התנהלות קלה יותר ונוחה יותר בעסק וביתר תחומי החיים. פעמים רבות אנו אומרות לעצמנו, "אין לי זמן, אני עושה ועושה ואני לא מספיקה". "בוודאי שאפשר יותר, אני רוצה גם להיות אמא נהדרת, גם בת זוג מפנקת, גם לפתח את העסק שלי ולהכניס הכנסה ראויה הביתה, וגם כמובן שיהיה לי זמן פנוי לעשות מה שבא לי. אבל הנה זה לא קורה".

מאת: הילה הדר
פורסם: 14/07/07 21:07

דף חדש 1

 ניהול זמן

 

מאמר קצר זה נכתב מתוך מטרה לאפשר לך, בעלת העסק, ליצור התנהלות קלה יותר ונוחה יותר בעסק וביתר תחומי החיים.

פעמים רבות אנו אומרות לעצמנו, "אין לי זמן, אני עושה ועושה ואני לא מספיקה". "בוודאי שאפשר יותר, אני רוצה גם להיות אמא נהדרת, גם בת זוג מפנקת, גם לפתח את העסק שלי ולהכניס הכנסה ראויה הביתה, וגם כמובן שיהיה לי זמן פנוי לעשות מה שבא לי. אבל הנה זה לא קורה".

 

אם גם את אמרת לעצמך דברים אלה, אז ראשית לכל דעי לך שאת לא לבד. אני לא אטעה אם אומר שמתוך נסיוני בעבודה עם נשים המבקשות להקים עסק (ואגב גם כאלה שאינן מקימות עסק) רובן של הנשים נמצאות במצב הזה, ומבקשות לעצמן קצת סדר, נינוחות ולעמוד במה שהן רוצות לעצמן ולמשפחתן.

 

בבסיס ניהול הזמן עומדת ההבנה כי על מנת לראות באמת התקדמות יש לתכנן את מהלכי הפעולה. לכתוב אותם, להכניס אותם בצורה מאוד מובנית אל תוך יומן הפעולות שלנו.

יש שסוברים כי אפשר לדלג שלב, ולתכנן לכל יום בנפרד, או רק לעשות פעולות מדי יום. לצערי אין קיצורי דרך. מי שרוצה לראות התקדמות צריכה לתכנן, להשקיע זמן בתכנון, להקצות זמן לכך. התכנון אינו גוזל זמן הוא מיעל ו"מייצר" אותו.

 

ואני אתן דוגמה: אם אני רוצה להקים עסק, ולשם כך אני צריכה גם לשווק, אבל אני לא אוהבת לעסוק בשיווק, אני אוהבת לעשות את "העבודה" בפועל ואני חושבת שאוכל לקצר תהליכים, הרי שדברים יקרו בקצב מאוד איטי. גם אם אשכור מישהו שיעשה את עבודת השיווק במקומי, אנו נדרשים לזמן עד שהשיווק מגיע לתוצאות.

 

אחד הדברים הקריטיים להוצאה לפועל של מטרות ורצונות הוא היישום בשטח של האסטרטגיה להשגת המטרות הללו. ויישום זה תלוי למעשה בהכנסה של הדברים אל תוך מערכת הפעולות היומיומיות שלנו.

על מנת שהדברים אכן יתבצעו יש להכניס את התכנון ליומן ולפיכך עלינו להתנהל עם יומן.

 

התכנון צריך להיות חלק מתכנון גדול יותר המתייחס לכלל מטרות החיים וכמובן לחזון. מתוך ידיעה זו גוזרים את דרכי הפעולה ומקצים זמן.

מאמר זה אינו עוסק בתכנון החזון והמטרות (על כך ראי במאמר אחר), והוא מתייחס אך ורק לניהול הזמן מתוך הנחה שהתכנון הרחב יותר התבצע כבר).

 

כמה תוצאות נוכל להשיג ע"י תכנון וניהול זמן:

האחד- מתן מקום מראש לדברים החשובים לנו באמת, ולא לכבות שריפות מתוך הנחה שפעם יהיה זמן לעסוק בדברים החשובים וה"גדולים".

השני- כשאנו מתכננות זמן נוכל להכניס יותר עשיה ולהיות יותר יעילות.

 

זמן הוא משאב, ממש כמו כסף. יש לנו זמן אובייקטיבי מוגבל- 24 שעות ביממה.

מוטב כי הקצאת הזמן תעשה על פני שבוע, על מנת לראות שאנו נותנות מקום לעניינים שונים. ראיה יומית תגרום לצמצום העניינים בהם אנו עוסקים ומקדישים להם תשומת לב, מה שיגרום שוב לדחייה אינסופית של עניינים.

לפיכך הזמן השבועי העומד לחלוקה הוא 168 שעות.

 

 

 

מתוך ידיעה זו עלינו לאתר את התפקידים בהם אנו מופיעות: אשת קריירה, אמא, בת זוג, בת, זמן אישי, יש למצוא את כל העניינים בהם אנו רוצות לפעול.

 

בשלב הבא יש לכתוב את המצב האידיאלי בכל אחד מהתחומים, מה יקרה במצב האידיאלי. יש לכתוב זאת בלשון הווה, כאילו שזה קורה כעת.

למשל בתחום הזוגיות "יש לי יחסים פתוחים וקרובים עם בן הזוג שלי".

לאחר מכן כתבי מטרה- "המטרה שלי- אני מבלה עם בעלי מדי חודש באירוע תרבותי- סרט, הצגה... פעם בחודש במסעדה טובה, כל יומיים אנחנו יושבים לפני שינה ומשוחחים על עניינים המעניינים אותנו מתוך הקשבה ואמפתיה". או "יש לנו 8 שיחות מלב אל לב בשבוע ו-3 אירועים תרבותיים בחודש".

אם החלוקה היא חודשית, אנא מצאי את הזמן המושקע לפי שבוע.

כך כתבו לכל אחת מהקטגוריות מצב אידיאלי (חזון) ומטרה.

 

לאחר שכתבת את המטרות, אנא איספי את כל השעות הנזכרות במטרות שכתבת וראי מה הסכום שלהן.

יש להוסיף על השעות הללו את הזמן לשינה, אכילה, מקלחת, נסיעות. גם אלה בהתייחסות שבועית.

סכום כל אלה יש להשוות ל-168 שעות שיש בשבוע.

האם הגעת ליותר מ-168 שעות? אם כן יש למצוא דרך לסגור את הפער הזה. או לצמצם את מספר השעות המושקעות באחד או יותר מהתפקידים.

 

אחת הדרכים לסגירת הפער הינה לקבוע סדרי עדיפויות בין התפקידים השונים ובין המטרות השונות.

הדרך הבאה מסייעת לקבוע סדרי עדיפויות:  

A - העניינים שאי אפשר בלעדיהם, הדברים שבלעדיהם לא ניתן להגיע אל המטרה

 B- העניינים שאפשר בלעדיהם, עשייתם תביא אותנו אל המטרה אבל בצורה לא שלמה

C  - העניינים עליהם אפשר לוותר כי הם לא יובילו אותנו אל המטרה

 

כעת נותר לנו לבחון האם המצב הקיים הוא כזה שעונה על המצב האידיאלי. או עד כמה אנו רחוקים ביומיום מהמצב האידיאלי, ועד כמה אנו מיישמות את הפעולות להשגת המטרות שלנו.

לשם כך יש לרשום מדי יום במשך שבועיים את התפקידים להם הקדשנו זמן, ולסכום את הזמנים הללו לפי שבוע.

 

במקום שיש פער בין המתוכנן לבין מה שקורה בפועל יש לחפש דרך לצמצם או לקבוע מטרה אחרת.

 

חשוב בכל תחילת שבוע להקדיש שעה לתכנון השבוע.

חשוב לקבוע פעולות למצבים בהם יהיה ביטול זמן כגון פגישה שהתאחרה או התבטלה

חשוב לסגל התנהגות תכנון במצבי שינוי פתאומיים.

 

לאחר 3 חודשים בהם את מיישמת את התכנון על פי האמור לעיל, אפשר לעבור לתכנון חודשי, רבעוני, שנתי ורב שנתי.

 

כך תוכלי לראות כיצד את יעילה וגם פועלת מתוך נינוחות. הרבה פחות אנרגיה נשאבת למקומות לא רצויים.

 

לנוחותך ראי טבלה מצורפת להלן, על מנת לסייע לך לארגן את הדברים בתחילת הדרך.

 

 

 

 

 

התפקיד

מצב אידאלי ומטרות

זמן אידאלי

מצב עכשוי

זמן עכשוי

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

הילה הדר*

מכון קשת

אימון איזון חיים-עבודה                                                                  מכון קשת

054-7744603                                                                      לשאוף, להשיג, להגשים

hadarhr@013.net.il

www.2all.co.il/web/sites/keshetcoaching

_________________________________________________________________________

*הילה הדר, מנהלת מכון קשת;

מאמנת לאיזון חיים עבודה; מרצה בתחום היזמות והעצמה עסקית לנשים;

מאמנת, מנהלת ומקימה רשתות זכיינים עם חברת סאנריידר;

בעלת תואר ראשון ושני במשפטים;

עו"ד ומגשרת בתחום כללי ומשפחה;

   תגובות  (0) הוספת תגובה
 
© Copyright 2007. All Rights Reserved. לימודי תעודה מטפלת פיתוח אתרים מפת אתר Designed by scoopsites.net