מאמרים
גיוס עובדים
זכויות עובדים
חיפוש עבודה
חשיבה חיובית
יומנו של מובטל
יזמות
כספים ופיננסים
מבחן גרפולוגי
מנהיגות
מקום עבודה
ניהול עובדים
עבודה בחו"ל
קורות חיים
קריירה
ראיונות עבודה
תורה פרנסה ויהדות
פרסום
   תוכנית עבודה לעובדים שלך
לחץ להגדלה
העובדים הם השגרירים שלכם ואתם כמובן רוצים לסמוך עליהם מכל הלב, שיבצעו את המשימות על הצד הטוב ביותר ויעמדו ביעדים וייצגו אתכם בכבוד. אבל כיצד תדעו שהם אכן הולכים בדרך הנכונה וכיצד הם ידעו שהם עומדים בציפיות שלכם?

מאת: שירה דרורי
פורסם: 22/04/10 15:31

תוכנית עבודה לעובדים שלך

העובדים הם השגרירים שלכם ואתם כמובן רוצים לסמוך עליהם מכל הלב, שיבצעו את המשימות על הצד הטוב ביותר ויעמדו ביעדים וייצגו אתכם בכבוד. אבל כיצד תדעו שהם אכן הולכים בדרך הנכונה וכיצד הם ידעו שהם עומדים בציפיות שלכם? הפיתרון האולטימטיבי לתיאום ציפיות בין שני הצדדים הוא גיבוש תוכנית עבודה מסודרת.

את התוכנית ניתן לעצב בתחילת כל שנה או מרגע שהעובד נכנס לתפקיד. מומלץ לגבש תוכנית עבודה אישית לכל אחד מהעובדים – מתווה כללי תוך כדי התחשבות ביעדי החברה וסגנון העבודה האישי של כל עובד.


תכננתי מראש

ראשית, לפני שניגשים לבניית תוכנית עבודה אישית לכל עובד, חשוב לקרוא היטב את תוכנית העבודה השנתית של הארגון או של העסק, כדי לדעת בדיוק אילו פרויקטים עומדים על הפרק: מתי מתקיימות תקופות העומס, כמה עובדים ושעות מוכן להקצות הארגון וכולי. תמונה כללית זו תעזור לכם לייצר תוכנית עבודה אישית ואפקטיבית בהתאם לתוכנית העבודה הכוללת.

לפרק את המטרות למשימות

לכל פרויקט יש מטרת על, יעד אותו רוצים להשיג. אך הדרך ליעד עוברת במגוון מסלולים ועליכם לנווט את העובד שלכם בצורה היעילה והנוחה ביותר להשגת היעד בדרך שלו. חשוב מאוד לשרטט תרשים זרימה עם תחנות בדרך עד ההגעה ליעד הסופי. בוודאי יש מגוון מטרות משינה בדרך למטרה הסופית והדרך לכל מטרה רצופה במשימות.

חשוב לא פחות לחלק את המשימות לעובד ולהגדיר כל משימה בדרך קונקרטית ומדויקת. כדאי להציע לעובד דרכי פעולה, או אסטרטגיה אפשרית בהתאם לסגנון העבודה האישי שלו. כך, העובד ידע כמה משימות מצפות לו עד שהוא מגיע למטרה הסופית, ויוכל לכלול את כל המשימות בתוכנית העבודה שלו.

 ממש כמו ברשימת ילדיכם לסאמר סקול תיווכחו כי במסגרת ביצוע המשימה הגדולה ישנן הרבה מאוד מטלות שונות בדרך שיש לבצע – אם ברצונכם לדקדק בפרטים, פרטו בפני העובד את המטלות השונות והוא יוכל לעצב לעצמו טבלה של כל משימה והמטלות שנכללות תחת כל משימה. בדרך זו יהיה לו קל יותר לנהל את המטלות ואת המשימות שלו. כמובן, שבעת בניית תוכנית העבודה חשוב לייצר סדר עדיפויות מבחינת חשיבות בהגשת המשימות השונות.

ניהול נבון של לוחות הזמנים

כמובן שלכל משימה יש דד ליין – הקצו לעובד פרק זמן מוגדר וידוע מראש וכך הוא ידע לנהל את הזמן לפי הקצב האישי שלו. בנוסף, הקצאת לוחות זמנים תאפשר לעובד לחלק את הזמן שלו מבחינה יומית, שבועית וחודשית, לפי שעות עבודה. חשוב לתכנן את תוכנית העבודה לפי תאריכים (תוכנית יומית/שבועית/חודשית/שנתית). כך העובד ידע לבנות מערכת שעות מדויקת יותר – כמה שעות עליו לעבוד מדי יום כדי לעמוד ביעדים ולקחת בחשבון עיכובים, נסיעות ברכב ללקוחות וכולי. על אף לוחות הזמנים הקשיחים, לעובד יש גמישות בתהליך העבודה: הוא זה שמחליט כמה לעבוד בכל יום וכיצד לפרוש את המשימות, כך שהוא יספיק לעמוד בכל המשימות במסגרת לוחות הזמנים.

בעת בניית לוחות הזמנים קחו בחשבון תקופות של עומס, חופשות וכולי, כך שהעבודה תתבצע על אף העיכובים והשינויים האפשריים בלוחות הזמנים. פנו יותר זמן בתקופות מועדות לפורענות כמו טרום הגשת הפרויקט ללקוח, ספירת מלאי, סוף ותחילת שנה וכולי.

להצליב בין תוכניות עבודה

במידה ויש משימות, ישיבות עבודה ופגישות עם לקוחות, חשוב לשלב אותם בתוכנית העבודה של העובד, כך שהוא יתחשב בהם מבחינת לוח הזמנים. ניתן לסמן מדי יום שעת חלון שמיועדת לאוכל ולקבוע שעות קבועות לפגישות עבודה צוותיות או מחלקתיות. כמו כן השאירו פתח לגמישות לבחירת העובד לקבוע בעצמו זמנים למפגש עם לקוחות, כנסים מקצועיים, אירועים אחרים. נסו לתאם בין תוכניות העבודה של עובדים שעובדים זה עם זה, כך שהם ידעו מראש מתי הם עובדים ביחד או יושבים ביחד לפגישת עבודה מבלי שהמפגשים הללו יפגעו בלוחות הזמנים של כל אחד מהם.

עקוב אחרי - פיקוח ובקרה

חשוב מאוד לעקוב אחר תוכניות העבודה של העובדים ולוודא שהם אכן עומדים במשימות. בנוסף, יש לעדכן אותם בנוגע לשינויים ולשנות את תוכנית העבודה בהתאם, כך שלא ייווצר לחץ.

 

ב ה צ ל ח ה

 

   תגובות  (0) הוספת תגובה
 
© Copyright 2007. All Rights Reserved. לימודי תעודה מטפלת פיתוח אתרים מפת אתר Designed by scoopsites.net